[Octobre 2016] Gp-Planning : un assistant pour votre facturation

Vous travaillez dans une société de service et vous facturez votre temps à la fin du mois ?
Vous êtes probablement confronté à chaque fois au même casse-tête.

Combien de temps mes collaborateurs et moi-même avons-nous passé sur un dossier ?
Pouvons nous facturer partiellement ou totalement cette commande ?

Cela parait simple mais en réalité, vous passez probablement du temps sur chaque dossier de façon discontinue.
Il n’est pas rare dans une journée de rester seulement quelques minutes sur un dossier et d’être obligé d’interrompre son travail pour partir sur un autre sujet.
Dans ces conditions, comment mesurer à la fin du mois le temps passé sur chaque dossier, et comment vérifier ce que vous pouvez facturer à vos clients ?

Pour répondre à cette problématique, nous avons ajouté dans GP-Planning des fonctions de pré-facturation.
En quelques clics, vous pouvez définir la nature des tâches et leur mode de facturation.
Selon votre client ou votre projet, vous pouvez facturer votre temps au forfait ou au fil de l’eau, à la fin des travaux ou au fur et à mesure de l’avancement du dossier : il suffit juste d’inscrire les caractéristiques de votre tâche dans GP-PLANNING.

Saisissez ensuite comme à votre habitude le temps passé sur chaque élément puis lancez le calcul en fin de mois.
Gp-Planning affichera alors pour chaque tâche le temps passé sur la période et ce qui peut être ou non facturé

prefac1

Le rapport peut être imprimé avec ou sans détail des dates, il suffit de cocher les options à l’écran

prefac2

En bonus, si vos collaborateurs se sont déplacés chez vos clients, vous pouvez imprimer la liste des frais kilométriques à rembourser/facturer en fonction des barèmes saisis dans l’outil.

prefac3

Vous fluidifiez ainsi les opérations de facturation et gagnez chaque mois de nombreuses heures de recherches et de consolidation de l’information.

[SEPTEMBRE 2016]: Une saisie du temps d’activité toujours plus simple.

Easylog informatique vous souhaite à tous une très bonne rentrée !

Et pour vous aider à démarrer du bon pied, nous vous invitons à télécharger la dernière version de GP-Planning disponible sur notre site internet à l’adresse suivante.

Télécharger la dernière version de GP-PLANNING

Parmi les nouveautés, vous trouverez des améliorations concernant la saisie du temps d’activité.

Cette tâche souvent fastidieuse peut en effet être facilitée grâce à des outils de recherche rapide.

C’est pour cela que nous avons amélioré l’écran de sélection des tâches.

Ce dernier vous permet à présent de compléter vos critères de recherche.

rechercher_tache

Le filtre projet se cumule à la zone de recherche et prends en compte plus ou moins d'éléments en fonction des cases cochées.

Par défaut, ce sont les tâches et les projets actifs qui sont proposés.

Si vous souhaitez une recherche plus élargie, vous pouvez cocher les cases selon vos besoins.
Les choix sont mémorisés à la fermeture du programme donc chaque utilisateur pourra choisir ses options favorites et les conserver pour la prochaine ouverture.

 

[Décembre 2015] : Améliorations globales dans GP-Planning.

Chaque année, et même si cela peut paraître anodin, nous migrons GP-Planning dans en version supérieure de Windev. (sans vouloir être trop technique, Windev est le langage  de programmation qui a servi à créer GP-Planning).

En faisant cette opération, nous ajoutons automatiquement une multitudes de petites fonctions très utiles au logiciel : ces fonctions s'appellent les FAA (Fonctionnalités Automatique des Applications)

Parmi les nouveautés de cette année, vous trouverez les FAA suivantes :

Les "tableaux croisés dynamiques"

Les tableaux croisés dynamiques sont des tableaux de synthèse permettant d'analyser les données.

Dans Gp-planning, il existe un tableau croisé dynamique dans le tableau de bord : la synthèse de répartition des événements.

La nouveauté est qu'à présnt, vous pouvez modifier à volonté les entêtes et les lignes pour présenter les informations sous la forme qui vous conviendra le mieux.
Si vous connaissez les tableaux croisés dynamique sous Excel, cela revient à la même chose.
Vous pouvez à présent modifier la présentation de vos tableaux pour analyser les chiffres sous différents angles.

tcd1

 

Zoom sur les tables

Si vous n'avez pas de bons yeux, cette fonctionnalités vous sera très utile :

zoom

 

Animations sur les graphes.

Cette fonction peut paraître inutile mais elle fait son effet lors de présentation à une réunion.

animations

 

 

 

[Novembre 2015] : Tableau de bord paramétrable.

Petite nouveauté dans GP-Planning, vous pouvez à présent paramétrer les éléments que vous souhaitez afficher dans le tableau de bord.
Cette nouveauté est une première étape vers la mise en place d'un tableau de bord entièrement personnalisable par vos soins.

En effet, vous n'avez pas tous les mêmes besoins en terme d'indicateurs et de KPIs.
Avec GP-Planning, vous pourrez choisir vos indicateurs préférés et les afficher en permanence dans votre tableau de bord.

Pour ré-agencer votre tableau de bord, c'est très simple.

Au niveau de l'onglet tableau de bord, Il vous suffit de cliquer sur le bouton droit de la souris puis de sélectionner le menu "Edition"

 

Une fois entré en mode édition, vous pouvez ajouter des éléments, les déplacer ou les masquer suivant vos préférences.

A tout moment, vous pouvez revenir à la configuration de départ  en sélectionnant l'option de menu "Restaurer la configuration initiale"

 

[Octobre 2015] Paramétrage des plages horaires sur l’agenda.

Dans l'onglet de saisie d'activité, l'affichage de l'agenda présentait une plage horaire large qui ne convenait pas à toutes les entreprises.

Nous avons donc modifié notre écran pour permettre aux utilisateurs d'afficher la plage qui leur convient le mieux.

Pour cela , il suffit :

  1. De se positionner dans l'onglet activité
  2. D'ajuster la plage horaire que vous souhaitez visualiser

Le paramétrage est lié au poste. Chaque utilisateur peut donc faire son paramétrage personalisé.

 

Résultat :

En paramétrant leurs  plages horaires, les utilisateurs peuvent visualiser leur journée de travail en entier sans avoir à se déplacer à l'aide de l'ascenceur.

[Septembre 2015] Fonction de planification automatique des projets.

Vous le savez, GP-Planning n’est pas une gestion de projets à proprement parler mais plutôt un logiciel permettant de mieux organiser la gestion globale de votre entreprise.
C’est pour cela que Gp-Planning ne possède pas de fonctions poussées de planification de projet, diagramme de Gantt et autres chemin critiques …
Néanmoins, il peut être pratique de vouloir faire un rapide rétro-planning pour ne pas avoir à saisir manuellement toutes les dates de vos projets.
C’est pour cela que nous avons ajouté dans votre logiciel une fonction de planification automatique.

Voici comment cela fonctionne :
planification_automatique
Sélectionnez un projet.
Positionnez vous sur le Menu projet et utilisez l’option « Planification automatique du projet »

 

 

 

 

L’écran suivant apparait:

Vous avplanification_automatique_2ez deux possibilités :

1 -Vous saisissez la date de fin du projet et GP-Planning calcule pour toutes les tâches la date de début et de fin pour terminer à  la date souhaitée (Rétro-planning)
2- Vous saisissez la date de début et GP-Planning vous calcule la date de fin.

 

 

 

Pour calculer les dates de début et de fin, GP-Planning prends en compte la durée de chaque tâche en essayant de remplir totalement une journée.

Dans l’exemple ci-dessous, nous avons 3 tâches et nous voulons terminer notre projet le 18/09/2015.
GP-Planning place 0,75 jours le 18.
Pour la tâche 2, il fini de remplir la journée du 18 pour 0,25 jours et « prends » 0,25 jours le 17/09/2015 pour compléter son travail.
La tâche 1 prends alors les 0,75 jours restant du 17/09.
Il lui reste donc 1,25 jours à remplir soit la journée complète du 16/09/2015 puis 0,25 jours sur la journée du 15/09
Le résultat de la planification sera alors :

Liste des tâches
Nom Durée Date Début Date Fin
Tache 1  2 jours  15/09/2015  17/09/2015
Tache 2  0,5 jour  17/09/2015  18/09/2015
Tache 3  0.75 jour  18/08/2015  18/09/2015

 

 

Prochaine version 2015-04 : Deux nouveaux filtres

Au mois d’avril prochain, une nouvelle version de GP-Planning va voir le jour.
Pour vous faire patienter, nous vous proposons de vous faire découvrir les prochaines fonctions que vous trouverez dans notre logiciel.

Et pour commencer, nous allons vous parler des modifications apportées dans l’écran de suivi des tâches.
Nous avons ajouté sur cet écrans 2 filtres supplémentaires pour vous permettre de mieux gérer vos équipes.

La vision 360 ° : Deux nouveaux filtres

Lorsque vous avez enregistré les tâches de vos projets, vous pouvez vous demander quelles sont celles qui doivent démarrer prochainement.

De la même manière, vous avez probablement besoin de connaitre quelles sont les tâches non terminées et pour lesquelles la date de fin prévue est dépassée.

Avec nos deux nouveaux champs de filtre, vous pouvez à présent retrouver rapidement tous ces éléments en quelques clics
Ces filtres peuvent être combinées à d’autres critères.
Par exemple, trouver toutes les tâches de la catégorie « relance téléphonique » pour la ressource « Pierre » et dont la date de début prévue est entre le 28/02/2015 et le 03/03/2015.

Vous pourrez ensuite exporter cette liste et l’envoyer à la personne intéressée ou la travailler dans un tableur en vue d’une présentation.

Le mois prochain, nous découvrirons une nouvelle fonctionnalité de GP-Planning.

Et en attendant, nous vous souhaitons bonne continuation dans vos projets.

 

Nouvelle version (2014-04)

La nouvelle version de GP-Planning est arrivée !

Nouveau Framework

Si vous ne le saviez pas, GP-PLANNING a été réalisé dans un langage nommé Windev. L’éditeur de ce produit effectue des mises à jour régulières de son logiciel et nous avons pris la décision de suivre les évolutions de Windev pour apporter toutes les nouveautés qui arrivent à chaque nouvelle version dans GP-PLANNING.

Point d’amélioration ergonomiques

Tout d’abord, quelques points d’amélioration au niveau de l’ergonomie générale.

  • Dans le tableau des tâches, un calendrier a été ajouté dans les colonnes dates pour vous faciliter la saisie.
  • La présentation du planning a été modifiée pour permettre un affichage plus complet des projets.
  • Le planning fait à présent mieux ressortir le samedi (il devient grisé comme le dimanche).
  • La période de sélection du planning et de l’agenda s’actualise automatiquement en fonction des manipulations de l’utilisateur.
    Auparavant, l’utilisateur devait saisir la période qu’il souhaitait afficher dans le planning.
    A présent, les dates de début et de fin du planning s’actualisent automatiquement en fonction du projet sur lequel vous travaillez.

Page de garde des dossiers

Vous pouvez à présent imprimer une page de garde pour vos projets.
Cette page se colle ou s’agrafe sur une chemise cartonnée et vous permet d’avoir une présentation homogène pour tous vos dossier

Gestion de l’ordre des tâches

La version 2014 apporte une nouveauté qui manquait jusqu’à présent dans le logiciel : le N° de ligne dans un projet.

  • Le N° d’ordre des tâches n’n’apparaît que lorsque vous avez sélectionné un projet.
  • Vous pouvez trier les tâches d’un projet dans l’ordre des colonnes puis renumérotées toutes les tâches du projet.
  • Si vous ne sélectionnez pas de projet dans le filtre des tâches, la colonne disparait pour ne pas perturber l’affichage. Les tâches sont alors affichées dans l’ordre de priorité.

Gestion des dépendances entre tâches (diagramme de GANTT)

Avec la version 2014, vous pouvez à présent placer des dépendances entre vos différentes tâches d’un projet.
Bien évidemment, l’objectif n’est pas de rivaliser avec les outils du marchés des grands éditeurs, mais de pouvoir simplement gérer des dépendances entre les tâches pour recalculer automatiquement le planning en fonction des nouvelles dates de planification.

Saisie de l’activité par lecteur code Barre

La saisie de l’activité est à présent facilitée par une fonction toute simple de saisie par lecteur code barre.
Peu contraignante, ce mode de saisie vous fera oublier la corvée de la saisie d’activité.
Pour cela , il vous suffit d’imprimer la liste étiquettes des codes barre que vous souhaitez dans le menu « états imprimés/Liste pour flashage lecteur code barre ».
Sélectionnez la plage de travail sur laquelle vous avez travaillé dans l’agenda (onglet activité), faites bouton droit puis flashez le code barre correspondant à la tâche effectuée.
Votre activité est saisie  !

Nouvel écran de saisie activité

L’écran de saisie d’activité a été simplifié pour vous permettre une saisie plus rapide du temps passé sur les projets.
Une zone de recherche vous permet de taper un mot dans toutes les description de tâches.
La recherche de tâches est donc plus naturelle. Elle s’apparente à ce que vous faites lorsque vous recherchez des informations sur Google.
Nous travaillons souvent sur les mêmes tâches sur une période donnée. Lors de la saisie de l’activité, vous pouvez cocher la case « Afficher les tâches récentes »
Gp-planning vous affichera la liste des tâches sur lesquelles vous avez travaillé les 10 jours derniers. Un gain de temps appréciable pour votre saisie d’activité.

Nouvel écran synthèse d’activité

Cet écran a pour fonction de vous afficher sur une période donnée une synthèse par « Journée Facturable-NonFacturable »/projet/date.
Cet écran peut être imprimé (« Imprimer la synthèse ») en vue de lancer et/ou contrôler la facturation si vous facturez le temps passé à vos clients.
Dans le paramétrage général, possibilité de masquer les données avancées (colonnes qualité/rentabilité, demandeurs …) : L’écran est plus épuré.

Tableau de bord

Le tableau de bord peut à présent être filtré par période ou s’appuyer sur les tâches affichées à l’écran.
Cela permet de faire rapidement une synthèse de votre activité complète ou d’un projet en particulier.
Un nouveau tableau fait son apparition : la répartition des événements.
Ce tableau croisé dynamique permet d’identifier rapidement l’état des événements de vos projets.

Autres

Nouvelle gestion d’enregistrement de la licence.
Dans certaines entreprises, le logiciel ne pouvait pas être débridé à cause de la sécurité (Firewall). Ce problème été corrigé.
Ajout de la notion de clôture de tâche (indépendante de la notion de date de planification et de date de réalisation).
Dans l’écran de paramétrage, une case à cocher vous permet d’activer/désactiver l’affichage des informations avancées de GP-Planning (facturation).

GP-Planning en quelques mots …

Que ce soit en entreprise ou dans votre vie personnelle, vous avez toujours des projets à mener à bien. Malheureusement, gérer les tâches, respecter les délais et assurer une bonne communication n’est pas chose facile !

Pour régler tous ces problèmes, nous avons conçu GP-Planning.

Gp-planning est un logiciel inédit de gestion de projet, planification et saisie d’activité.

Véritable assistant au quotidien, Gp-planning a pour mission de capter l’ensemble des informations, documents, échanges et événements qui surviennent tout au long de vos projets.

Identifiés, suivis et analysés, chaque élément nourrit en permanence une batterie d’indicateurs qui calculeront la santé de votre projet et vous permettront de réagir de manière pro-active .

La ou les autres produits s’arrêtent à une vision macro et globale, GP-Planning étudie en profondeur tous les aspects opérationnels et qualitatifs de vos projets.

Fonctionnalités :

  • Création de projets
  • Création de tâches (affectation des ressources, gestion des délais)
  • Planification des tâches
  • Saisie d’activité
  • Tableau de bord